OpenOffice.org: Hromadná korespondence

3. 1. 2012 | Michal Polák | Návody | 5634×

Hromadná korespondence je nástroj, pomocí kterého lze zjednodušit tvorbu dokumentu určeného pro mnoho lidí zároveň – dopis nebo elektronickou poštu. Funguje stejně v kancelářském balíku OpenOffice.org, tak v jeho derivátu LibreOffice.

Obsah

• Dva účely: Dopis nebo elektronická komunikace
• Začínáme...
• Píšeme dopis: Adresa příjemců
• Odbočka: Vytvoření databáze
• Píšeme dopis: Oslovení
• Píšeme dopis: Finalizujeme dokument
• Píšeme dopis: Uložení, odeslání, tisk
• Posíláme hromadně e-maily: Příprava a připojení databáze
• Posíláme hromadně e-maily: Nastavení a odeslání

Dva účely: Dopis nebo elektronická komunikace

První účelem, jak využít hromadnou korespondenci je dopis (tedy nikoliv obálka, k té se dostaneme až v některém z příštích článků). Každý dopis se běžně skládá především z oslovení a znění zprávy. Samozřejmě právě oslovení nás zajímá, jelikož v tomto ohledu se nám otevírá možnost plnohodnotně využít hromadné korespondence – v automatickém vygenerování oslovení včetně jména a dalších údajů z dostupné databáze.

Druhou možností, jak využít hromadnou korespondenci je elektronická komunikace, tedy e-mail. V tomto ohledu samozřejmě nemusíte řešit žádnou obálku, ale adresy příjemců jsou pouze e-mailové adresy. Tím samozřejmě nejste ochuzeni o změnu nadpisu dle tabulky a řadu dalších operací, které se vám hodí vždy, kdy opakujete velkou část textu a měníte jen její část, která je vždy stejná. To je ostatně hlavní poznávací znak hromadné korespondence.

Začínáme...

První zmíněnou variantou je již zmíněné využití hromadné korespondence ke klasickému dopisu. Klikněte proto v hlavní nabídce na Nástroje a dále na Průvodce hromadnou korespondencí. Na první záložce Vybrat počáteční dokument si vybíráte především, z čeho budete korespondenci vytvářet. Samozřejmě tato volba značně závisí na to, zda něco máte v existujícím dokumentu připravené, či nikoliv. Můžete také průvodce vyvolat z dokumentu, který použít nechcete a Vytvořit nový dokument.

Na druhé kartě Vybrat druh dokumentu volíte mezi Dopisem a Zprávou elektronické pošty. Na základě vaší volby se pak upraví možnosti dalších kroků.

Píšeme dopis: Adresa příjemců

Jako první si tedy na názorném příkladu ukažme Dopis. Klikněte na další, čímž přikročíte k třetí kartě Vložit blok s adresou. Zde musíte jako první přiřadit pomocí tlačítka Vybrat databázi kontaktů, kde máte k daným příjemcům jejich adresy v požadovaném tvaru. Máte v podstatě dvě možnosti: buď si kontakty přidáte manuálně anebo je naimportujete ze souboru databáze. To přitom může být klidně výchozí formát z aplikace Calc.

Samozřejmě jednotlivé položky v tabulce/databázi by měly být nadepsány podle názvů níže (například , atd.), ale pokud tomu tak nebude tak dole u bodu 4. máte náhled, který ukazuje, jak to bude vypadat. Mimochodem jako <Adresa 1> je chápána ulice a číslo popisné a nikoliv město a PSČ. To by mělo být v databázi zadáno samostatně, nebo, pokud vkládáte údaje pomocí editoru, do k tomu určeného políčka.

Samozřejmě v případě, kdy máte v tabulce/databázi jinak nadepsané sloupce, nevadí. I v Průvodci lze pomocí aplikace i zcela manuálně jednotlivé názvy přepisovat, tak aby vyhovovaly.

Odbočka: Vytvoření databáze

Pro správnou funkci je nejdříve nutné danou databázi vytvořit, například právě z tabulky ve formátu aplikace Calc. Nejjednodušší je k tomu použít databázový nástroj Base ze stejného kancelářského balíku.

Ještě předtím si samozřejmě data musíte připravit. K tomu stačí přitom obyčejná tabulka v Calcu, sloupce nadepsané stejně jako později budou jména v <> a pod nimi údaje o daných osobách. Potom už stačí jen tabulku uložit a přejít k průvodci v databázi. Pro lepší představu je níže snímek takové tabulky.

Tím druhým krokem je například z připravené tabulky (možností je více, co se týče databází, ale vysvětluji tu nejrychlejší a pro běžného uživatele nejjednodušší) vytvořit databázi. Spusťte proto aplikaci Base. V prvním kroku Vybrat databázi kliknete úplně dole na volbu Připojit se k databázi a máte-li připravenou tabulku z Calcu, vyberte níže po rozkliknutí možnost Spreadsheet.

Na druhé kartě, respektive kroku chcete-li, klikněte na tlačítko procházet. Pak už si jen na disku svého počítače najděte připravený soubor z Calcu (tabulku) a vyberte jej.

Na poslední kartě Uložit a pokračovat už jen stačí vybrat možnost Ano, zaregistrovat databázi a pokud nechcete databázi upravovat, pak také odškrtnout možnost Otevřít databázi pro úpravy. Nakonec klikněte na Dokončit a vraťte se do Writeru.

Píšeme dopis: Oslovení

Na kartě Vytvořit oslovení vybíráte jednotlivá oslovení buď z přednastavených příkladů nebo můžete vytvořit zcela vlastní. Samozřejmě můžete udělat i dopis bez oslovení, ale to je skutečně krajní řešení.

Co je důležité, je personalizované oslovení, u kterého však musíte mít v databázi nastaveno, jaké že to pohlaví je. Personalizované oslovení je přitom výchozí a je zaškrtnuto přes možnost Vložit personalizované oslovení. Odškrtnutí této možnosti tedy aktivujete Obecné oslovení, kde jsou předvoleny 4 možnosti. Pokud však s nějakou nejste spokojeni, novou připisujete manuálně – tedy nikoliv pomocí nějakého tlačítka, jako tomu bylo u personalizovaného oslovení.

Píšeme dopis: Finalizujeme dokument

Na kartě Upravit vzhled máte velice málo možností a lze pohybovat s vloženou adresou a vloženým oslovením.

Na další kartě Upravit dokument se vám pak už jen zobrazí náhled vygenerovaných dopisů a pomocí šipek si můžete zkontrolovat, že se z databáze použily všechny kontakty správně. Nakonec už stačí jen kliknout na tlačítko Další a přejít na Personalizaci dokumentu, při kterém se v podstatě provede vygenerování počtu dokumentů podle vašeho nastavení.

Píšeme dopis: Uložení, odeslání, tisk

Úplně nakonec je samozřejmě třeba vytvořit nějaký výstup. Jednotlivé možnosti jsou ostatně velmi dobře popsané a proto si k nim bližší komentář odpustím:

• Uložit počáteční dokument
• Uložit vygenerovaný dokument
• Vytisknout vygenerovaný dokument
• Odeslat vygenerovaný dokument elektronickou poštou

Nezapomeňte patřičně nastavit tiskárnu. Jedná se zejména o kontrolu, respektive nastavení formátu a orientace papíru a dále pak kvalitu tisku. Ačkoliv je to mimo téma, nedá mi to abych nezmínil, že tisknout obyčejné dopisy na standardní (a nikoliv rychlou) kvalitu je plýtvání prostředky.

Posíláme hromadně e-maily: Příprava a připojení databáze

Pokud posíláte elektronickou poštu, tedy e-mail, máte situaci notně zjednodušenou. Na místo celé adresy vám postačí pouze adresa elektronická a případně jméno adresáta. Tyto jediné povinné údaje vkládáte opět pomocí databáze nebo je můžete přiřadit manuálně, což se však neslučuje s největší výhodou celého nástroje hromadné korespondence. A to tím, že vytvoříte jeden dokument, natáhnete kontakty a máte hotovou třeba stovku zpráv během několika minut.

Další karty a nastavení jsou v podstatě shodnáés tím, jako když píšete tištěný dopis, ačkoliv e-mail by měl mít vždy malinko jinou stavbu. V první řadě by měl být o něco stručnější a jeho forma nemusí být tak striktní. To jsou ale změny formální a nikoliv technické.

Posíláme hromadně e-maily: Nastavení a odeslání

Změna se koná až na konci, kde zvolíte volbu Odeslat vygenerovaný obsah elektronickou poštou. V první řadě musíte napsat Předmět (stejný jako když odesíláte kterýkoliv jiný e-mail, například: „Potvrzení objednávky“, „Dotaz ke zboží“, „Víkendový výlet“ apod.).

U nadpisu Odeslat jako vybíráte, v jakém formátu chcete zprávu odeslat. Typické formáty pro zprávu jsou HTML zpráv, případně Prostý text. Vedle toho však výsledek můžete poslat ve formátu OpenDocument nebo Word document (.doc), případně jako osvědčené PDF.

Před odesláním samotné zprávy musíte nastavit účet, ze kterého/přes který chcete zprávy odešla. K tomu vám stačí nastavit jen odchozí server (SMTP), jeho port, a nastavit případně autentizaci serveru. Bohužel pro toto nastavení žádné univerzální nastavení neexistuje a odvíjí se od vašeho účtu, na kterém máte e-mail. Adresu příchozího serveru pro odpovědi pak už jen stačí zadat jednoduše bez nutnosti nastavování. Na tuto nastavenou adresu u nadpisu vám pak budou chodit případné odpovědi. Zároveň ale musíte zaškrtnout možnost Posílat odpovědi na jinou adresu elektronické pošty.

       

Komentáře

Diskuse byla administrátory uzamčena

[Max]

Pěkný popis. Moc lidí to asi neužije, ale člověk aspoň ví, kde hledat, kdyby náhodou. Ptal jsem se kolegy a ten toto řešil před hodně dlouhými lety a jen asi jednou.
Já to neřešil nikdy, možná na škole v rámci výuky v office, ale těžko říci, je to přecijen doba.
Zdar Max

[Luboš Doležel (Doli)]

Já jsem nedávno řešil v OpenOffice.org štítky. Když jsem dělal nějakých 20 štítků na stránku, tak to bylo v pohodě. Problém nastal, když jsem chtěl dělat cedulky na stůl a měly být dvě na A4.

Ten OpenOffice si prostě dělal, co chtěl. I když jsem to přesně spočítal, tak změna šířky cedulky o 0,1cm posunula cedulky o 4 cm, takže jedna cedulka pak byla na boku stránky, a tudíž mnohem menší. Vůbec jsem nepochopil, jak to ty pozice počítalo.

[Kvakor]

Pamatuju, že jsem se štítky dopadl podobně. Tenkrát se o to prvně pokusil kolega, co (alespoň podle toho, co tvrdil) uměl dobře MS Office. Nefungovalo to, štítky byly pokaždé jinde. Pak jsem to zkoušel v OOO a dopadlo to podobně, i když tam to alespoň bylo pokaždé stejně jinde (možná že by se to dalo upravit, ale neměl jsem tu trpělivost a dost papíru).

Nakonec jsem se na to vykašlal, prohlásil jsem něco na ten způsob, že podobné oficoidní programy jsou pro "lamy, co neumí programovovat", napsal jsem za půl dne jednoduchý program, co pomocí GD knihocny vytvořil bitmapu v nativním rozlišení tiskárny a po půldením programování a pár pokusech (včetně jednoho, kdy jsem vyjel síť s čtverečky 100x100 pixelů, abycvh viděl, jak to tiskárna pošoupává) jsem měl program, co nejen dělal cedulky, které přesně pasovali, ale uměl i přizpůsobit velikost písma tak, aby se to do cedulky vešlo (zmenšoval jsem velikost fontu, dokud se bounding box nevešel do vymezené buňky), což pokud vím, nešlo dělat ani v MSO (pokud ano, tak jsme to tam nenašli).

PS: Hromadnou korespodenci bych řešil asi stejně

[Václav "Darm" Novák]

Přesně před tím samým problémem stál kolega. Nakonec to nadatlil v post scriptu.

[vjkm]

Na štítky můžete zkusit gLabels.

Bohužel mail merge nechodí v Calcu, kdysi jsem potřeboval vytisknout nějaké tabulky vyplněné ze seznamu a smůla.

[Pavel]

Proc se to neuzije? Ja pouzivam hromadnou korespondenci dejmetomu relativne casto (cca 1x mesicne). Tisknu tim ruzne diplomy, obalky, stitky atp. Seznam vyplivne vzdy nejaka databaze a hotovo. Pri predstave jak na 80ti obalkach pisu jmeno a adresu je mi nevolno

[Hobil]

Hromadnou korespondenci (data v calcu, propojeno z base do dopisu) jsem nucen pouzivat v praci casto. Linuxova verze je vsak nejak dojebana. Pri prenosu dat z tabulky do dopisu OpenOffice svevolne vynechava nektera cisla. Napr. cislo popisne ve formatu 132/5 (tedy text) prenese, ale cislo 123 (format cislo) nikoli. At delam, co delam, a ze jsem vyzkousel snad vsechny mozne postupy a rady. Kupodivu win verze touhle chybou netrpi. Kvuli tehle chybe jsem byl nucen prestat pouzivat mandrivu, po aktualizaci debianu se to zacalo projevovat taky. Takze me tenhle kus open source nuti pouzivat closed source Wokna. Az se to zacne projevovat i v nich, asi koupim MSO. Je skoda, ze tato ciste korporatni funkce je zmrsena a v nasem pripade nas stala nejen zbytecne ztraceny cas ale i nemale penize. H.